ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran

A. Pengertian Administrasi

Ada beberapa ahli yang terpercaya yang sudah mendefinisikan pengertian dari administrasi, simak ulasannya dibawah ini:

1.      Soewarno Handayaningrat

Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

2.      .H. Evans

Administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi dan juga ingatan organisasi.

3.      Ulbert

Menurutnya administrasi ini merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal atau eksternal dengan tujuan menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperoleh data baik sebagian maupun secara menyeluruh.

4.      George Terry

Mengemukakan bahwa administrasi merupakan sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakkan kepada orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

5.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efesien, dimana dan kapan pekerjaannya harus dilaksanakan.

6.      Arthur Grager

Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi dan pelayanan dalam sebuah organisasi.

7.      Sondang Siagian

Administrasi ialah keseluruhan rangkaian dari proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan pada asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

8.      The Liang Gie

Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

B.   Pekerjaan Administrasi

            Berdasarkan pengertian administrasi diatas maka pekerjaan admnistrasi dapat diartikan sebagai pekerjaan tulis-menulis atau ketatausahaan/kesekretarisan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dan sebagainya. Jadi pekerjaan administrasi dapat dikelompokkan menjadi berikut.

1)      Korespondensi atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hinggan sampai kepada pihak yang dituju.

2)      Ekspedisi yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirm atau diterima.

3)      Pengarsipan yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

C.    Personil Administrasi

            Secara institusional administrasi itu merupakan personil-personil baik individu maupun sekelompok individu. Oleh karena itu, personil-personil administrasi dalam sebuah organisasi antara lain sebagai berikut.

1)      Administrator yaitu individu yang menetapkan semua ketentuan institusional yang ingin dicapai pada semua kegiatan yang dilaksanakan.

2)      Manajer yaitu individu yang memimpin dan menggerakkan secara langsung sumber daya manusia, uang, mesin, metode, maupun peralatan yang mendukung dan sebagainya.

3)      Staff/asisten yaitu individu yang memiliki keahlian karena harus menyumbangkan pemikiran dan sebagai penasehat untuk membantu administrator dan manajer  dalam membuat kebijaksanaan pada kegiatan institusional.

4)      Worker atau pekerja yaitu individu yang langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer untuk menghaasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau institusi.

macam-macam peralatan arsip

MACAM-MACAM PERALATAN ARSIP

Dalam dunia perkantoran sangat dibutuhkan adanya kearsipan yang bertujuan untuk mempermudah pencarian kembali dokumen-dokumen yang sudah lama dan akan di pergunakan kembali.Pada kesempatan kali ini saya akan memposting tentang alat-alat kearsipan yang dilengkapi dengan gambar dan penjelasan secara lengkap.

1. Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci,
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet ke balakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

2. Map
   
   Map yaitu sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat.
   Ada 2 macam map yaitu :

 

a)      brief twine yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak.

b)      Snelhecter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

3. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Arsip Berputar)

yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

4. Printer

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau foto.
adapun persiapan sebelum mencetak dokumen
 1.Pastikan printer terpasang dengan baik pada komputer
 2.siapkan data yang akan di catak pada Ms.Word atau pada aplikasi lain
 3.kemudian klik ctrl-P kemudian Print

5. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah alat penggada dokumen yang dapat memperkecil dan memperbesar tulisan dalam dokumen yang telah di cetak.

mesin fotocopy dapat menggadakan dokumen dibawah 50 lembar.

di jaman modern sekarang, mesin fotocopy lebih canggih dan lengkap.

6. Mesin Laminating

Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan  plastik atau film.

Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.

Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas.

Misalnya untuk pembuatan KTP dan  sebagainya.

Etika menjadi sekretaris yang baik

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: 

a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

2. Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
a. Jangan ceroboh
b. Jangan menyinggung perasan orang lain
c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
d. Jangan gemar memuji diri sendiri
e. Hindari gosip
f. Jangan memotong pembicaraan
g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.d.Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara Minum :
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
c. Usahakan jangan sampai tumpah.
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

7. Etika Melayani Tamu
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.