ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran

A. Pengertian Administrasi

Ada beberapa ahli yang terpercaya yang sudah mendefinisikan pengertian dari administrasi, simak ulasannya dibawah ini:

1.      Soewarno Handayaningrat

Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

2.      .H. Evans

Administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi dan juga ingatan organisasi.

3.      Ulbert

Menurutnya administrasi ini merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal atau eksternal dengan tujuan menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperoleh data baik sebagian maupun secara menyeluruh.

4.      George Terry

Mengemukakan bahwa administrasi merupakan sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakkan kepada orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

5.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efesien, dimana dan kapan pekerjaannya harus dilaksanakan.

6.      Arthur Grager

Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi dan pelayanan dalam sebuah organisasi.

7.      Sondang Siagian

Administrasi ialah keseluruhan rangkaian dari proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan pada asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

8.      The Liang Gie

Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

B.   Pekerjaan Administrasi

            Berdasarkan pengertian administrasi diatas maka pekerjaan admnistrasi dapat diartikan sebagai pekerjaan tulis-menulis atau ketatausahaan/kesekretarisan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dan sebagainya. Jadi pekerjaan administrasi dapat dikelompokkan menjadi berikut.

1)      Korespondensi atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hinggan sampai kepada pihak yang dituju.

2)      Ekspedisi yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirm atau diterima.

3)      Pengarsipan yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

C.    Personil Administrasi

            Secara institusional administrasi itu merupakan personil-personil baik individu maupun sekelompok individu. Oleh karena itu, personil-personil administrasi dalam sebuah organisasi antara lain sebagai berikut.

1)      Administrator yaitu individu yang menetapkan semua ketentuan institusional yang ingin dicapai pada semua kegiatan yang dilaksanakan.

2)      Manajer yaitu individu yang memimpin dan menggerakkan secara langsung sumber daya manusia, uang, mesin, metode, maupun peralatan yang mendukung dan sebagainya.

3)      Staff/asisten yaitu individu yang memiliki keahlian karena harus menyumbangkan pemikiran dan sebagai penasehat untuk membantu administrator dan manajer  dalam membuat kebijaksanaan pada kegiatan institusional.

4)      Worker atau pekerja yaitu individu yang langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer untuk menghaasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau institusi.