macam-macam peralatan arsip

MACAM-MACAM PERALATAN ARSIP

Dalam dunia perkantoran sangat dibutuhkan adanya kearsipan yang bertujuan untuk mempermudah pencarian kembali dokumen-dokumen yang sudah lama dan akan di pergunakan kembali.Pada kesempatan kali ini saya akan memposting tentang alat-alat kearsipan yang dilengkapi dengan gambar dan penjelasan secara lengkap.

1. Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci,
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet ke balakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

2. Map
   
   Map yaitu sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat.
   Ada 2 macam map yaitu :

 

a)      brief twine yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak.

b)      Snelhecter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

3. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Arsip Berputar)

yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

4. Printer

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau foto.
adapun persiapan sebelum mencetak dokumen
 1.Pastikan printer terpasang dengan baik pada komputer
 2.siapkan data yang akan di catak pada Ms.Word atau pada aplikasi lain
 3.kemudian klik ctrl-P kemudian Print

5. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah alat penggada dokumen yang dapat memperkecil dan memperbesar tulisan dalam dokumen yang telah di cetak.

mesin fotocopy dapat menggadakan dokumen dibawah 50 lembar.

di jaman modern sekarang, mesin fotocopy lebih canggih dan lengkap.

6. Mesin Laminating

Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan  plastik atau film.

Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.

Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas.

Misalnya untuk pembuatan KTP dan  sebagainya.